Удерживая в голове более 5 дел одновременно, вы снижаете свою эффективность на 30%.
Если в течение дня нужно сделать больше 5 дел (а это очевидно), то наш мозг постоянно проводит «аудит списка» и переключается с одного пункта на другой, пытаясь сохранить их в памяти, и не дает сконцентрироваться на нужной задаче.
Способ решения проблемы давно известен: нужно завести ежедневник. Но какой предпочесть – бумажный или электронный? Давайте рассмотрим плюсы и минусы обоих вариантов.
Плюсы бумажного ежедневника:
Это однозначно процесс выбора самого ежедневника. Сначала на магазинной полке глаз выхватывает цвет или рисунок, отвечающий твоему внутреннему состоянию или мироощущению. Затем берешь эту книжку, наполненную манящей пустотой, первый раз в руки, и чувствуешь фактуру обложки, проводишь пальцами по листам и обрезу, мысленно взвешиваешь на ладони. Он маленький и легкий? Значит можно всегда брать с собой, чтобы в любой момент записать пришедшую в голову мысль. Большой и тяжелый? Он будет солидно смотреться на рабочем столе, всем своим видом показывая, что его хозяин – серьезный и ответственный человек. Рассматриваешь цвет и внутреннее оформление. Представляешь, как запишешь в него самые лучшие свои идеи, составишь план, который обязательно будет выполнен… Кто хоть раз выбирал себе ежедневник, поймет, какой это медитативный и волнительный момент. Кажется, что вот-вот перед тобой откроется мир успеха, новых достижений и интересных событий.
Записывая текст на бумагу, мы активируем группу клеток в височной доле, известную как ретикулярная активирующая система. В результате мозг увеличивает концентрацию на записываемой информации и более четко выстраивает процесс, мысленно представляя его во всех деталях. Поэтому часто, планируя составить 2-3 пункта, мы добавляем к ним еще несколько, которые пришли в голову в процессе написания.Исследования показали, что во время письма от руки в мозге активизируются зоны, которые обычно спят во время набора текста на клавиатуре.
Физический акт написания — письмо ручкой на бумаге — задействует наш мозг тремя разными способами. Мы используем мелкую моторику, чтобы взять ручку и писать, наш мозг работает, распознавая линии и формы, создающие каждую букву, и мы осознаём каждое слово, сформированное в мозгу. Это своеобразная гимнастика для мозга и профилактика его преждевременного старения.
Записывая от руки текст или номер телефона, мы быстрее запоминаем его. Это связано с тем, что мы запоминаем саму информацию, механические движения руки и зрительный образ.
Замечено, что когда человек пишет от руки, происходит психологическая разгрузка. Вместе со словами он выплескивает некоторые эмоции и ощущения. В большей степени это относится к тем случаям, когда одновременно со списком дел вы записываете свои размышления и идеи по тому или иному поводу.
Исписанный к концу года ежедневник становится хранителем частички вашей жизни. Иногда бывает интересно перечитывать некоторые записи
К минусам бумажных носителей можно отнести:
Сложность хранения: выкинуть такую «книгу жизни» часто рука не поднимается, поэтому пылятся они где-то в глубине стола или полок.
Сложность поиска информации. Чтобы найти записанный телефон или какую-то мысль, приходится вспоминать контекст, в котором это было сделано: день недели, куда и как вписал, какие события происходили в тот момент, чтобы «вычислить» нужную страницу
Некорректную информацию приходится зачеркивать. Если что-то надо перенести - рисовать стрелочки и палочки. Это создает ощущение неаккуратности
Бумажный ежедневник не всегда удобно носить с собой. Поэтому иногда в нужный момент его не оказывается под рукой.
Бумажный ежедневник занимает много места в сумке или портфеле. И не во всех ситуациях его удобно доставать и записывать.
Если вы записали, что в 11 у вас встреча, бумажный ежедневник не напомнит вам об этом.
Плюсы лектронных ежедневники
Они всегда с вами и на всех устройствах (если вы синхронизируете их в «облаке»)
Электронный ежедневник напомнит о предстоящем событии заданное количество раз и за определенный промежуток времени
Удобно пользоваться в любой ситуации: и за утренним кофе, и в транспорте, и на совещании.
На некоторых устройствах функция ввода может быть не только текстовая, но и голосовая. В этом случае вы получаете уже не просто блокнот для записи, но и виртуального помощника, который записывает за вами все важные мысли
Быстрый поиск позволяет находить информацию, даже если вы не помните, когда и куда вы ее записали
Записи можно переставлять местами, изменять, удалять без ущерба внешнему виду – у вас всегда перед глазами четкий план, от которого не отвлекают никакие помарки и зачеркивания
Существуют облачные календари, которые позволяют видеть не только собственные дела, но и задачи своих подчиненных и коллег. А некоторые программы – вообще все процессы, происходящие в вашей компании, даже если в данный момент вы находитесь вне стен офиса. (Кстати, о том как правильно использовать электронные календари, а также автоматизировать большую часть процессов в компании, расскажет М.Галейченко на своем мастер классе 7 ноября)
Электронный календарь может хранить информацию годами и в нужный момент заботливо предоставит ее вам по первому запросу.
Вы можете группировать задачи по разным темам, контекстам, датам, событиям, сворачивать и разворачивать информацию. Добавлять документы и картинки. Отправлять и получать заметки и задачи. Одним словом, в электронных ежедневниках и календарях информация становится чем-то осязаемым, чему можно придать удобную форму и использовать в разных ситуациях. Но этому лучше научиться дополнительно, потому что опыт подсказывает, что мы используем оборудования и программы (даже если они у нас под рукой каждый день) только на 5-10% от их ресурсов.
Минусы лектронных ежедневники
Ими надо учиться пользоваться. Как было сказано выше, в силу привычки или лени, мы используем только то, что выучили хорошо. Мы редко обращаем внимание на обновления. Покопавшись в некоторых функциях, мы бросаем их с мыслью «Будет надо – разберусь». А может уже надо? Кто знает, может последний релиз уже позволяет вашему смартфону приносить вам кофе в постель, а CRM-системе продавать клиентам без вашего участия? (именно об этом будет говорить М.Галейченко на своем мастер-классе 7 ноября)
Какие еще можно назвать минусы? «В электронных ежедневниках нет души», - скажет кто-то. И будет, наверное, прав. Хотя… Современные программы настолько подстраиваются под наши потребности и привычки, что становятся бессметными личными помощниками и секретарями. И только потеря устройства может… Нет, не может. Потом что все копируется и синхронизируется. И в современном мире информация никуда не исчезает. Главное – все своевременно настроить и установить.